Multa con coche de empresa: quién paga, qué se puede descontar y cómo dejarlo por escrito
Con un coche de empresa, la multa de tráfico la paga quien conducía: la Ley de Tráfico hace responsable al autor de la infracción, y la empresa solo tiene que identificarlo a tiempo. La empresa paga cuando la infracción es suya (documentación, ITV o estado del vehículo), cuando no identifica al conductor o cuando decide asumirla, y en ese último caso no puede descontarla libremente de la nómina. Aquí tienes cada caso, lo que ocurre con la ORA, los peajes y los puntos, y qué cláusulas conviene poner en la política de vehículos.
MGManuel GómezFundador de FletaroLa regla general: responde quien conducía
El artículo 82 del texto refundido de la Ley de Tráfico (Real Decreto Legislativo 6/2015) dice que la responsabilidad por las infracciones recae directamente en el autor del hecho. Que el vehículo sea de la empresa, que el trabajador estuviera de ruta o que llegara tarde a un cliente no cambia eso: el exceso de velocidad, el móvil al volante o el semáforo en rojo son del conductor. Cuando no hubo detención, la multa llega al titular, que es la empresa, y su papel se limita a identificar a quien conducía dentro del plazo. Cómo se hace ese trámite, con plazos y datos, lo tienes en la guía para identificar al conductor de una multa de la DGT.
Hay dos situaciones en las que el responsable no es el conductor. La primera: si el vehículo tiene un conductor habitual comunicado a la DGT, la responsabilidad recae en esa persona salvo que acredite que conducía otro. La segunda: el titular responde siempre de las infracciones relativas a la documentación del vehículo, a las inspecciones periódicas y a su estado de conservación cuando afecta a la seguridad. Una ITV caducada, un neumático liso o un seguro sin pagar son multas de la empresa, no del trabajador que se encontró la furgoneta así. Es justo, y además es un buen incentivo para llevar al día los vencimientos de la flota.
Cuándo acaba pagando la empresa
El caso más caro es el de la empresa que no identifica. No identificar al conductor, o identificar a alguien que no conducía, es una infracción muy grave cuya multa es el doble de la original si era leve y el triple si era grave o muy grave, sin descuento por pronto pago. Esa sanción es de la empresa como titular, no del trabajador: no se le puede repercutir porque la infracción consiste precisamente en que la empresa no cumplió su obligación. Por la misma razón, si el retraso se debe a que la notificación se quedó sin abrir en la Dirección Electrónica Vial, el coste es un problema de organización interna.
El segundo caso es voluntario: hay empresas que deciden asumir ciertas multas, por ejemplo las de estacionamiento en zonas de carga de un repartidor, para no tensar la relación con la plantilla. Es legítimo, pero conviene saber dos cosas. Las multas y sanciones administrativas no son gasto deducible en el Impuesto sobre Sociedades, porque la ley las excluye expresamente. Y pagar una deuda personal del trabajador puede tener efectos en su tributación como retribución, así que si se hace de forma sistemática conviene consultarlo con el asesor laboral y fiscal. Lo razonable es que esa decisión no sea improvisada caso a caso, sino que figure en la política de vehículos con criterios claros.
¿Puede la empresa descontar la multa de la nómina?
Depende de qué multa y de cómo se haya pagado. Si se identificó al conductor, la sanción le llega a él y la paga él: la empresa no tiene nada que descontar. El problema aparece cuando la empresa la paga primero, por ejemplo porque la operadora de renting se la carga en factura o porque quiso aprovechar el pronto pago, y luego quiere recuperarla. Aquí entra el artículo 58.3 del Estatuto de los Trabajadores, que prohíbe imponer sanciones consistentes en multa de haber. Descontar dinero del sueldo como castigo por conducir mal no es una opción, aunque el convenio prevea faltas por uso indebido del vehículo.
Otra cosa es recuperar una cantidad que la empresa adelantó por cuenta del trabajador. Para hacerlo por nómina, el criterio prudente es contar con un acuerdo escrito y firmado (mejor en la política de vehículos y, para cada caso, con la conformidad del trabajador), que el descuento figure desglosado como anticipo o deducción y no como sanción, y que nunca deje la nómina por debajo de la cuantía inembargable del salario mínimo que protege el artículo 27.2 del Estatuto. Si el trabajador discute que conducía él, no descuentes: identifícalo ante la DGT y que alegue allí. Y la multa por no identificar, como hemos visto, no se puede trasladar al empleado en ningún caso.
ORA, estacionamiento, grúa y peajes
Las multas de aparcamiento las ponen sobre todo los ayuntamientos, pero se rigen por la misma ley. Su artículo 82 dice que el titular del vehículo es responsable de las infracciones por estacionamiento y por impago de peajes, salvo que el vehículo tenga conductor habitual o se indique un conductor responsable. En la práctica, si la empresa identifica a quien aparcó, la multa de ORA pasa a esa persona; si no lo hace, la paga la empresa. Muchas multas municipales de estacionamiento son leves y la tentación es pagarlas sin más, pero en una flota de reparto pueden ser decenas al año y conviene decidir la regla una vez, no cada lunes.
Distingue la multa del gasto. El ticket de la ORA, el parking de un cliente o el peaje de autopista en una ruta de trabajo son gastos de la actividad, y lo normal es que los pague la empresa directamente o los reembolse contra justificante. Lo mismo ocurre con la retirada por la grúa cuando el trabajador aparcó donde le indicaron: la política debe decir quién asume la tasa del depósito según el motivo. Un criterio sencillo que funciona: gastos de aparcamiento y peaje en servicio, empresa; sanción por aparcar mal o por saltarse una barrera, conductor identificado; dudas, a la persona responsable de flota con el viaje del vehículo delante.
Los puntos del carné: siempre del conductor
La empresa no tiene carné, así que los puntos solo los puede perder la persona física identificada como conductora. Si la empresa no identifica, nadie pierde puntos, pero la empresa paga una multa que duplica o triplica la original. Y la ley exige que la identificación sea veraz: poner a otro trabajador que tiene más puntos, o a un familiar, es exactamente la infracción de no identificar correctamente, con la misma sanción, y además deja a ambos en una posición complicada si alguno alega. Cualquier práctica interna de repartir multas entre conductores para proteger a uno es un riesgo que la empresa no debería tolerar.
Para un trabajador que conduce como parte de su puesto, quedarse sin puntos es un problema laboral además de personal. Qué ocurre con su contrato si pierde la vigencia del permiso depende del convenio colectivo aplicable y de las circunstancias, y no hay una respuesta única: en algunos convenios de transporte hay cláusulas específicas sobre retirada del carné. Lo que sí está en manos de la empresa es prevenir: saber qué conductores acumulan multas, hablar con ellos antes de que el problema sea serio y revisar si los horarios y rutas que se les asignan empujan a correr. Cruzar las multas con los viajes ayuda a ver si el patrón es de la persona o de la planificación.
Qué poner en la política de vehículos sobre multas
Una buena cláusula de multas cabe en media página y evita la mayoría de los conflictos. Debe decir que las infracciones de circulación son responsabilidad del conductor y que la empresa identificará siempre a quien conducía; que el trabajador comunicará en 24 horas cualquier denuncia recibida en mano; que las multas por documentación, ITV o estado del vehículo son de la empresa salvo que el trabajador ocultara una avería conocida; cómo se tratan la ORA, la grúa y los peajes; y si la empresa adelanta algún importe, que se recupera por nómina solo con conformidad escrita y respetando los límites legales. También conviene fijar quién revisa la Dirección Electrónica Vial y con qué frecuencia.
La cláusula solo funciona si la empresa puede saber, con datos, quién llevaba cada vehículo a cada hora. Eso exige una asignación registrada (vehículo fijo, reservas internas u hoja de entrega firmada) y, si usas localización, haber informado antes a la plantilla de que existe y para qué se usa. Complementa la política con una revisión mensual de multas publicadas por matrícula en el Radar de multas, que busca en el BOE y en el Tablón Edictal, y con el procedimiento completo de recepción y prevención que describimos en la guía de gestión de multas de tráfico en flotas.
Un caso práctico, con números
Imagina una empresa de mantenimiento con 8 furgonetas compartidas por 12 técnicos. En un trimestre recibe, sin detención, un exceso de velocidad de 100 €, un semáforo en rojo de 200 € y dos multas de ORA de 60 € cada una. Con un registro claro de quién llevaba cada furgoneta, la empresa identifica a los cuatro conductores en la sede de la DGT: cada uno puede pagar con el 50 % de descuento (50 €, 100 € y 30 € en cada ORA) y la empresa no paga nada. El tiempo administrativo es de unos minutos por multa.
Sin ese registro, la empresa no sabe quién conducía la furgoneta del semáforo y deja pasar el plazo. Resultado: la multa por no identificar es el triple de la original, 600 €, sin descuento, y la paga la empresa sin poder repercutirla. Si tampoco identifica las demás, el exceso de velocidad se convierte en 300 € y cada ORA en 120 €. Un trimestre desordenado puede costar 1.140 € de sanciones propias, no deducibles, por multas que en origen eran de los conductores y sumaban 420 €. La diferencia entre los dos escenarios no la marca la ley, sino saber en cada momento quién tiene las llaves.
Qué aporta Fletaro a la gestión de multas
Desde Fleet GPS (10 €/vehículo/mes IVA incluido, 8,26 € + IVA; alta e instalación por técnico certificado de 120 €) Fletaro guarda los viajes de cada vehículo; quién lo llevaba sale de tu registro de asignación. Los vencimientos de ITV y seguro avisan antes de que se conviertan en multas de la empresa. Lo que no hace: no tramita la identificación ante la DGT, no paga multas ni decide qué descontar; eso sigue siendo tuyo y de tu asesor laboral.
Preguntas frecuentes sobre multas con coche de empresa
Saber quién conducía es lo que evita pagar multas ajenas
Te enseñamos en 15 minutos cómo ver el viaje y el conductor de cada vehículo a la hora de una denuncia, con los precios sobre la mesa.
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