Descargar el tacógrafo digital: descarga remota, tarjeta del conductor y programa para los datos

Descargar tacógrafo digital: descarga remota y programas — Fletaro

Cómo descargar el tacógrafo digital y la tarjeta del conductor: descarga remota, llave y lector, programa para los datos, plazos de 90 y 28 días y coste.

Para descargar el tacógrafo digital necesitas la tarjeta de empresa y una llave de descarga conectada al aparato, o un equipo de descarga remota que lo hace sin que el camión pase por la oficina; la tarjeta del conductor se descarga además con un simple lector. En la descarga remota, el tacógrafo se autentica a distancia con la tarjeta de empresa, que está en un lector conectado a internet, y el resultado es el mismo fichero firmado (.ddd) que sacarías con la llave. Esta guía explica cómo funciona cada método, qué programa necesitas para los datos, qué tacógrafos admiten la descarga remota y cuánto cuesta.

Cómo funciona por dentro una descarga remota

La descarga remota tiene tres piezas. La primera es un equipo telemático instalado en el camión y cableado al tacógrafo, normalmente por el bus CAN que el propio tacógrafo expone para este fin. La segunda es la tarjeta de empresa, insertada en un lector conectado a internet: puede estar en tu oficina o en un servicio de custodia de tarjetas (lo que el sector llama card hotel). La tercera es un servidor que coordina ambas cosas. Cuando toca descargar, el servidor pide al equipo del camión que abra sesión con el tacógrafo; el tacógrafo exige autenticarse, y esa autenticación se resuelve a distancia con la tarjeta de empresa, que responde desde el lector como si estuviera metida en la ranura del vehículo.

Superada la autenticación, el tacógrafo entrega los datos con su firma digital, y el equipo los envía al servidor por la red móvil. El resultado es el mismo fichero que obtendrías con una llave de descarga en el patio: un .ddd (en España muchos programas trabajan con la extensión .tgd), firmado y válido ante una inspección. Un detalle práctico que conviene saber antes de empezar: el tacógrafo debe tener activado el bloqueo de empresa con tu tarjeta. Ese bloqueo es lo que impide que otra empresa lea tus datos y lo que vincula el vehículo a tu tarjeta para que las descargas remotas se acepten. Si compras un camión de segunda mano, desbloquear al titular anterior y bloquear con tu tarjeta es el primer paso.

Qué se descarga, cada cuánto y cuánto hay que guardarlo

Hay dos descargas distintas y conviene no mezclarlas. La de la memoria del vehículo (unidad intravehicular) recoge actividades, eventos, fallos, velocidad y datos técnicos del camión. La de la tarjeta de conductor recoge la actividad de esa persona en cualquier vehículo que haya conducido. El Reglamento (UE) 581/2010 fija los plazos máximos: 90 días para la memoria del vehículo y 28 días para la tarjeta del conductor. Son máximos, no objetivos: si apuras al día 28 y ese día el conductor está en un taller sin cobertura, ya llegas tarde.

La tarjeta del conductor solo se puede descargar en remoto mientras está insertada en el tacógrafo de un camión con equipo telemático. Si tus conductores rotan entre vehículos, la descarga se hace en el que lleve la tarjeta ese día, siempre que ese camión tenga el equipo. Una vez descargados, el Reglamento (CE) 561/2006 obliga a la empresa a conservar los datos de vehículo y de tarjeta al menos 12 meses desde su registro y a ponerlos a disposición de la inspección cuando los pida. Guardarlos en un servidor no te exime de esa obligación: te facilita cumplirla, siempre que puedas localizar y exportar cualquier fichero en minutos.

Qué tacógrafos permiten la descarga remota

No todos. Los tacógrafos analógicos de disco quedan fuera por definición. En los digitales depende de la versión: según la documentación técnica de Teltonika para sus equipos de camión, se pueden descargar en remoto el VDO DTCO 1381 a partir de la release 1.3a, el Stoneridge SE5000 a partir de la revisión 7.1 y el Intellic EFAS desde la versión 4.5. Los tacógrafos inteligentes (los de primera versión, obligatorios en camiones nuevos desde junio de 2019, y los de segunda versión, desde agosto de 2023) están pensados para ello, aunque el equipo telemático también tiene que ser compatible con el formato de datos de la segunda versión.

La forma de saberlo con certeza es mirar la placa o el menú del tacógrafo y anotar fabricante, modelo y versión, o pedir una impresión técnica. Con esos tres datos cualquier proveedor serio te dice si es compatible antes de mandar a un técnico. Desconfía de quien te asegure compatibilidad total sin preguntarte nada: en una flota de diez camiones de edades distintas es normal que uno o dos tengan un tacógrafo digital antiguo que no admite descarga remota, y la solución pasa por actualizarlo en un taller autorizado o seguir descargándolo a mano. Si dudas sobre el resto de la electrónica del camión, en la página de compatibilidad de vehículos puedes comprobar marca y modelo.

Descargar el tacógrafo a mano: llave, lector y programa

La descarga manual sigue siendo la referencia. Para la memoria del vehículo, alguien de la oficina inserta la tarjeta de empresa en el tacógrafo, conecta una llave de descarga al puerto frontal y espera a que copie el fichero, que luego vuelca al ordenador. Para la tarjeta del conductor basta un lector de tarjetas conectado al ordenador, o la misma llave con la tarjeta insertada en el tacógrafo. El programa para descargar los datos suele venir con la llave o el lector y solo copia el fichero; para revisar tiempos e infracciones hace falta un programa de análisis, que es otro producto. En una empresa con rutas nacionales cortas es manejable. En cuanto tienes camiones que duermen fuera dos o tres semanas, conductores que no coinciden con el horario de oficina o vehículos que trabajan en otra provincia, los plazos de 28 y 90 días se convierten en una cuenta atrás que nadie vigila.

La descarga remota cambia el modelo: el calendario lo marca el sistema, no la ruta. Las ventajas reales son tres. Primero, no hay desplazamientos ni camiones parados para descargar. Segundo, sabes qué falta: cada vehículo y cada tarjeta tienen su fecha de última descarga y un aviso antes de que venza el plazo. Tercero, los ficheros están en un único sitio, con fecha y origen, en vez de repartidos entre el ordenador de la oficina y un pendrive. Lo que no cambia es el análisis: un .ddd es un fichero en bruto, y para revisar tiempos de conducción e infracciones sigues necesitando un programa de análisis de tacógrafo. La descarga remota alimenta ese programa; no lo sustituye.

Límites que nadie te cuenta en la demo

La descarga remota necesita cobertura móvil en el momento de la descarga. Si el camión pasa la noche en una nave sin señal, la descarga se reintenta más tarde; normalmente no es un problema, pero un vehículo que trabaja siempre en zonas sin cobertura puede acumular intentos fallidos. Necesita también que la tarjeta de empresa esté conectada y vigente: si el lector de la oficina se apaga el viernes por la tarde o la tarjeta caduca, todas las descargas de la flota se paran a la vez. Por eso tiene sentido tener avisos de caducidad de la tarjeta y de descargas fallidas consecutivas, y por eso existen los card hotel.

El tercer límite es legal y conviene decirlo claro: la descarga remota es una herramienta, pero la obligación de descargar y conservar sigue siendo del transportista. Si el sistema avisa de que un camión lleva tres descargas fallidas, alguien tiene que mirar qué pasa, y si hace falta, descargar a mano. El cuarto es la tarjeta del conductor: si un conductor deja su tarjeta fuera del tacógrafo o conduce un camión sin equipo, su descarga no llega. Y el quinto, el tacógrafo antiguo que no lo admite. Ninguno de estos límites invalida la descarga remota, pero un proveedor honesto debería contártelos antes de firmar, no después.

Cuánto cuesta la descarga remota del tacógrafo

El coste tiene cuatro componentes. El equipo telemático compatible con tacógrafo y su instalación por un técnico, que en un camión implica cablear al tacógrafo y al CAN del vehículo. La cuota mensual del servicio, que incluye la conectividad y el almacenamiento de ficheros. El lector o card hotel para la tarjeta de empresa. Y, aparte, la licencia del programa de análisis si no lo tienes ya. Cuando compares ofertas, pon los cuatro en la misma hoja: hay propuestas con cuota baja y equipo en alquiler con permanencia larga, y otras con alta más cara y el equipo en propiedad.

Como referencia con precios públicos: en Fletaro Transporte, el plan Transporte Tacógrafo cuesta 13,90 € por camión y mes más IVA, con un alta e instalación única de 249 € por vehículo (equipo conectado al tacógrafo, SIM, técnico y activación de la descarga; el equipo queda en propiedad) y permanencia de 12 meses. El card hotel cuesta 6 € al mes. Para una flota hipotética de 10 camiones salen 2.490 € de alta y 145 € al mes (139 € de cuotas más el card hotel), es decir, 1.740 € el primer año en cuotas. Frente a eso, haz tu cuenta de la descarga manual: horas de oficina, desplazamientos, camiones parados y el riesgo de que falten datos que estás obligado a conservar, algo que la Ley de Ordenación de los Transportes Terrestres tipifica como infracción. Tienes el desglose en la página de precios.

Cómo ponerla en marcha sin sustos

El orden que funciona es este. Haz inventario de tacógrafos (fabricante, modelo y versión de cada camión) y separa los que no admiten descarga remota. Comprueba que tienes tarjeta de empresa vigente y que cada vehículo tiene hecho el bloqueo de empresa con ella. Decide dónde vivirá la tarjeta: en un lector de tu oficina, con un ordenador que no se apague, o en un card hotel. Después llega la instalación por el técnico, que deja el equipo cableado y comprueba la primera descarga de la memoria del vehículo antes de irse.

Las dos primeras semanas son de vigilancia: revisa que cada camión ha hecho su primera descarga completa y que las tarjetas de todos los conductores aparecen. Ahí suelen salir los casos raros, como el conductor que no inserta la tarjeta o el camión que duerme sin cobertura. Por último, conecta los ficheros con tu programa de análisis, por exportación o por API, para que nadie tenga que mover archivos a mano. Si además quieres aprovechar el equipo para algo más que el tacógrafo, la misma instalación da localización y datos del motor; lo explicamos en la guía de telemática vehicular para flotas.

Preguntas frecuentes sobre la descarga remota del tacógrafo

¿Es legal la descarga remota del tacógrafo?

Sí. La descarga remota obtiene los mismos ficheros firmados digitalmente que una descarga con llave en el vehículo, autenticados con la tarjeta de empresa, y son válidos ante una inspección. Lo que la normativa exige es descargar dentro de los plazos máximos (90 días el vehículo y 28 días la tarjeta del conductor) y conservar los datos al menos 12 meses. Cómo lo hagas, a mano o en remoto, es decisión de la empresa.

¿Necesito la tarjeta de empresa para descargar en remoto?

Sí, siempre. El tacógrafo solo entrega los datos tras autenticarse con una tarjeta de empresa vigente, y el vehículo debe tener activado el bloqueo de empresa con ella. En la descarga remota la tarjeta no va en el camión: está en un lector conectado a internet, en tu oficina o en un card hotel, y responde a distancia a cada solicitud de autenticación.

¿Cómo se descarga la tarjeta del conductor del tacógrafo?

De tres maneras: con un lector de tarjetas conectado al ordenador de la oficina, con la llave de descarga mientras la tarjeta está insertada en el tacógrafo, o en remoto si el camión tiene un equipo telemático compatible. El plazo máximo es de 28 días desde la última descarga y el fichero hay que conservarlo al menos 12 meses. Si el conductor rota entre camiones, la descarga remota se hace en el que lleve la tarjeta ese día.

¿Se puede descargar en remoto la tarjeta del conductor?

Sí, pero solo mientras está insertada en el tacógrafo de un camión que tenga el equipo telemático instalado. Si el conductor deja la tarjeta fuera o conduce un vehículo sin equipo, su descarga no se produce y hay que hacerla en ese camión más tarde o con un lector en la oficina. Por eso conviene tener un aviso cuando una tarjeta se acerca a los 28 días sin descargar.

¿Qué tacógrafos no permiten la descarga remota?

Los analógicos de disco no la permiten en ningún caso, y tampoco los digitales más antiguos. Según la documentación de Teltonika, el VDO DTCO 1381 la admite desde la release 1.3a, el Stoneridge SE5000 desde la revisión 7.1 y el Intellic EFAS desde la versión 4.5. Los tacógrafos inteligentes la admiten, siempre que el equipo telemático sea compatible con su versión.

¿Qué programa necesito para descargar los datos del tacógrafo?

Para copiar los ficheros basta el programa que acompaña a la llave de descarga o al lector de tarjetas, o la plataforma de descarga remota. Para leerlos y revisar tiempos de conducción, descansos e infracciones necesitas además un programa de análisis de tacógrafo. Son dos cosas distintas: la descarga obtiene el .ddd firmado y el análisis lo interpreta. Pregunta siempre qué parte cubre cada proveedor antes de contratar.

¿Qué pasa si falla la descarga remota?

El sistema la reintenta cuando el camión vuelve a tener cobertura y la tarjeta de empresa está disponible. Si fallan varias seguidas, lo normal es que salte un aviso para revisar el equipo, el lector o la tarjeta. Mientras tanto, la obligación de cumplir los plazos sigue siendo tuya: si el plazo está cerca, descarga a mano con llave o lector para no quedarte fuera.