Política de uso de vehículos de empresa: qué debe incluir y un esqueleto para redactarla
Una política de uso de vehículos de empresa es el documento que fija quién puede conducir cada vehículo, si se permite el uso privado y quién responde de multas, accidentes, combustible y mantenimiento. Si el vehículo lleva localizador, también es donde se informa al trabajador de forma expresa sobre la geolocalización, como exige el artículo 90 de la Ley Orgánica 3/2018. Esta guía repasa cada apartado con lo que conviene decidir y termina con un esqueleto redactado sección por sección que puedes adaptar con tu asesor laboral.
MGManuel GómezFundador de FletaroPara qué sirve y a quién se aplica
Sin política escrita, cada conflicto se resuelve sobre la marcha: una multa de ORA, un golpe en el parking de un cliente o un depósito vacío al devolver la furgoneta acaban en discusiones distintas según quién esté implicado. La política convierte esas decisiones en reglas conocidas de antemano, firmadas por quien conduce, y protege a las dos partes. Al trabajador le dice qué se espera de él y qué no le pueden exigir; a la empresa le da una base para identificar conductores, recuperar gastos con acuerdo y, si hace falta, aplicar el régimen disciplinario del convenio.
Debe aplicarse a todo vehículo que la empresa ponga a disposición de su personal: turismos asignados, furgonetas compartidas, vehículos de renting y, si existen, los de un servicio de coches compartidos interno. Conviene que tenga un responsable de flota con nombre y cargo, una fecha de versión y un mecanismo de firma o acuse de recibo por cada persona. Si hay representación legal de los trabajadores, implica a sus representantes desde el principio: para la parte de geolocalización la ley exige informarles, y una política consensuada se aplica con mucha menos fricción. Cada vez que cambies algo relevante, vuelve a recoger el acuse.
Asignación de vehículos y uso privado
El primer bloque define cómo se asignan los vehículos y quién puede conducirlos. Distingue entre vehículo asignado a una persona, vehículo compartido por un equipo y vehículo de uso puntual con reserva. Establece que solo pueden conducir las personas autorizadas, con permiso vigente y de la clase adecuada, y que la empresa comprobará el permiso al asignar y periódicamente. Prohíbe expresamente prestar el vehículo a terceros. Si en vehículos fijos comunicas a la DGT un conductor habitual, dilo aquí: es la forma más simple de que las multas lleguen directamente a quien conduce.
Después decide el uso privado, que tiene consecuencias más allá de la convivencia. Hay tres modelos: prohibido, limitado a los desplazamientos entre domicilio y trabajo, o permitido fuera de la jornada con condiciones (familiares autorizados o no, viajes al extranjero, límites de kilómetros). Si el trabajador puede disponer del vehículo para fines particulares, eso es retribución en especie en el IRPF y debe valorarse, así que la política y la nómina tienen que decir lo mismo. También condiciona qué datos de localización es proporcionado tratar fuera del horario de trabajo, como veremos en el apartado de geolocalización.
Multas, peajes y accidentes
En multas, la regla es sencilla porque la marca la Ley de Tráfico: responde el conductor, y la empresa, como titular, lo identificará siempre ante la Administración dentro de plazo. La política debe añadir que el trabajador comunicará cualquier denuncia recibida en mano, que las sanciones por documentación, ITV o estado del vehículo son de la empresa, y cómo se tratan la ORA, la grúa y los peajes en servicio. Si la empresa adelanta algún importe del trabajador, debe recuperarlo solo con su conformidad escrita, nunca como sanción económica. El proceso de recepción e identificación lo tienes en la guía de gestión de multas de tráfico en flotas.
En accidentes, la política tiene que ser un protocolo, no una declaración de intenciones: qué hacer en el lugar (seguridad, avisar a emergencias si hay heridos, parte amistoso con fotos), a quién llamar en la empresa y en cuánto tiempo, qué datos y fotografías aportar y en qué plazo entregar el parte a la persona de flota para que lo tramite con la aseguradora. Define también qué pasa con la franquicia: lo habitual es que la asuma la empresa salvo negligencia grave o conducción bajo los efectos del alcohol, y que cualquier repercusión al trabajador se pacte por escrito. El detalle operativo está en nuestra guía de gestión de siniestros en flotas.
Combustible, mantenimiento y estado del vehículo
Para el combustible, fija el medio de pago (tarjeta de flota, reembolso contra ticket), el tipo de carburante o la forma de carga en eléctricos, y qué repostajes cubre la empresa si hay uso privado. Pide que el ticket o la transacción vaya asociada a la matrícula y al kilometraje, porque es la única forma de detectar consumos anómalos. Para eléctricos, aclara si la empresa reembolsa la carga en el domicilio del trabajador y cómo se calcula. Prohíbe usar la tarjeta para otros vehículos y explica qué ocurre si se pierde o se usa indebidamente.
En mantenimiento, el reparto típico es que la empresa programa revisiones, ITV, neumáticos y reparaciones, y el conductor es responsable de la revisión visual básica, de avisar enseguida de testigos encendidos, golpes o ruidos, y de llevar el vehículo al taller cuando se le cite. Incluye limpieza, prohibición de fumar si la empresa lo decide, y normas de carga y estiba en furgonetas. Un calendario de vencimientos compartido, como el que proponemos en la guía de ITV y vencimientos de la flota, evita que una ITV caducada acabe en multa para la empresa y en un mal rato para quien conducía.
Geolocalización e información al trabajador
Si los vehículos llevan un localizador GPS de empresa, este apartado no es opcional. El artículo 90 de la Ley Orgánica 3/2018 permite a la empresa tratar datos de geolocalización para ejercer las funciones de control del artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores, pero exige informar con carácter previo y de forma expresa, clara e inequívoca a los trabajadores y, en su caso, a sus representantes, sobre la existencia y características de los dispositivos, y sobre cómo ejercer los derechos de acceso, rectificación, limitación y supresión. El artículo 20 bis del Estatuto reconoce además el derecho a la intimidad frente a la geolocalización.
En la política, explica en lenguaje llano qué vehículos llevan el sistema, qué datos se recogen (posición, velocidad, kilometraje, identificación del conductor), con qué finalidades (organización del servicio, seguridad, identificación de multas, costes y mantenimiento), quién puede consultarlos, cuánto tiempo se conservan y si se tratan o no durante el uso privado autorizado. Evita finalidades genéricas y no uses los datos para algo que no hayas anunciado. La explicación completa de requisitos y riesgos está en el artículo sobre RGPD y GPS en vehículos de empresa.
Incumplimientos y sanciones internas
La política no puede inventarse un régimen disciplinario propio. El artículo 58 del Estatuto de los Trabajadores dice que las sanciones se imponen según la graduación de faltas y sanciones de la ley o del convenio colectivo aplicable, que son revisables ante la jurisdicción social y que las faltas graves y muy graves requieren comunicación escrita con fecha y hechos. También prohíbe las sanciones que reduzcan vacaciones o descansos y la multa de haber. Por tanto, lo correcto es remitir al convenio y señalar qué conductas se consideran incumplimiento: prestar el vehículo, conducir sin permiso vigente, usarlo para fines no permitidos o manipular el localizador.
Además de las sanciones, hay consecuencias organizativas que sí puedes fijar: retirar la asignación de un vehículo fijo y pasar a un vehículo compartido con reserva, exigir un curso de conducción o reasignar rutas. Añade cómo se devuelve el vehículo al terminar la relación laboral o en bajas largas (llaves, tarjetas, documentación y estado), y que la empresa hará una inspección con fotos en la entrega y la devolución. Cuanto más objetivo sea el registro de quién llevaba qué vehículo y en qué estado lo dejó, menos espacio hay para la discusión cuando algo sale mal.
Esqueleto de política, sección por sección
1. Objeto y ámbito: esta política regula el uso de los vehículos que la empresa pone a disposición de su personal y se aplica a todos los vehículos propios, de renting o alquilados. 2. Responsable: la persona responsable de flota es quien asigna vehículos, recibe incidencias y custodia la documentación. 3. Conductores autorizados: solo pueden conducir las personas autorizadas, con permiso vigente que la empresa comprobará; está prohibido ceder el vehículo a terceros. 4. Uso permitido: el vehículo se usa para la actividad de la empresa; el uso privado está [prohibido / limitado al trayecto entre domicilio y trabajo / permitido con estas condiciones], con los efectos fiscales que se comunicarán por escrito. 5. Multas: el conductor responde de las infracciones que cometa y la empresa le identificará ante la autoridad; las sanciones por documentación o estado del vehículo son de la empresa.
6. Accidentes: el conductor seguirá el protocolo anexo, avisará en el plazo indicado y entregará parte y fotografías; la franquicia la asume la empresa salvo dolo o negligencia grave. 7. Combustible y gastos: se usará la tarjeta asignada solo para ese vehículo, y peajes y aparcamientos en servicio se reembolsan contra justificante. 8. Mantenimiento: el conductor revisará el estado básico y comunicará cualquier avería; la empresa programa revisiones e ITV. 9. Geolocalización: los vehículos llevan un sistema de localización cuyos datos, finalidades, accesos, plazo de conservación y derechos se describen en la cláusula informativa anexa. 10. Incumplimientos: se aplicará el régimen disciplinario del convenio. 11. Devolución: el vehículo se devolverá con llaves, tarjetas y documentación al cesar la relación. Firma y fecha del trabajador.
Dónde encaja Fletaro en tu política de vehículos
Fletaro da soporte a varias cláusulas: viajes por vehículo para las multas, avisos de vencimiento de ITV y seguro desde Fleet GPS (10 €/vehículo/mes IVA incluido; 8,26 € + IVA) e inspecciones con fotos en la entrega y devolución en Fleet Pro (21,90 €). La instalación la hace siempre un técnico certificado (alta de 120 €). Lo que no hace: no redacta la política ni la cláusula informativa de protección de datos, que debes preparar con tu asesor laboral y tu delegado de protección de datos si lo tienes.
Preguntas frecuentes sobre la política de uso de vehículos de empresa
Una política solo funciona si sabes quién lleva cada vehículo
Te enseñamos en 15 minutos cómo registrar conductor, viajes, vencimientos e inspecciones de cada vehículo, con los precios sobre la mesa.
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