RGPD y Localización GPS de Vehículos de Empresa: Qué Debes Saber
Guía legal completa sobre la legalidad del GPS en flotas de empresa en España. RGPD, LOPDGDD, retención de datos, derechos del conductor y checklist de cumplimiento.
Periodicidad de la ITV en España: cuándo le toca a cada vehículo
La frecuencia con la que un vehículo debe pasar la ITV depende de su antigüedad y tipo. Para turismos y furgonetas de hasta 3.500 kg (los más habituales en flotas de alquiler y empresa), la periodicidad es la siguiente: vehículos nuevos están exentos durante los primeros 4 años desde su matriculación, entre los 4 y 10 años de antigüedad deben pasar la ITV cada 2 años, y a partir de los 10 años la inspección es anual. Para vehículos industriales y de transporte de mercancías de más de 3.500 kg, la primera ITV es a los 2 años, después cada año hasta los 6 años y a partir de ahí cada 6 meses.
Consecuencias de circular con la ITV caducada: multas, seguro y responsabilidad
Circular con la ITV caducada es una infracción grave tipificada en el artículo 65.5.j de la Ley sobre Tráfico (Real Decreto Legislativo 6/2015), con una multa de 200 euros que no tiene posibilidad de reducción por pronto pago. Si el vehículo es detectado en un control de la DGT o de la policía municipal, puede ser inmovilizado en el acto hasta que pase la inspección. Pero la multa es la consecuencia menor. El verdadero riesgo financiero está en la cobertura del seguro: la mayoría de pólizas de flota incluyen una cláusula que excluye la cobertura si el vehículo circula con la ITV desfavorable o caducada.
Por qué Excel y el calendario manual fallan con más de 10 vehículos
La mayoría de gestores de flotas pequeñas empiezan controlando las fechas de ITV con una hoja de cálculo: una columna con la matrícula, otra con la fecha de vencimiento, quizá un color condicional para las que están próximás a caducar. Este sistema funciona razonablemente bien con 5-8 vehículos y una persona dedicada. El problema aparece cuando la flota crece por encima de 10 vehículos o cuando la persona responsable cambia, se va de vacaciones o simplemente tiene un mes de mucho trabajo y no revisa la hoja. No hay alertas automáticas: si nadie mira el Excel, nadie se entera de que un vehículo tiene la ITV a punto de caducar.
Solución digital: alertas automáticas y dashboard de compliance
Un software de gestión de flotas profesional resuelve el problema de raíz automatizando todo el ciclo de la ITV: registras la fecha de vencimiento una vez, y el sistema se encarga del resto. Las alertas automáticas te avisan con 30, 15 y 7 días de antelación por email y dentro del propio panel, indicando exactamente qué vehículos necesitan pasar la ITV y cuándo. El dashboard de compliance muestra de un vistazo el estado de todos los documentos de cada vehículo (ITV, seguro, permiso de circulación, ficha técnica) con un semáforo visual: verde si está al día, amarillo si vence pronto y rojo si está caducado.
Checklist pre-ITV para flotas: qué revisar antes de llevar cada vehículo
Pasar la ITV a la primera es importante para cualquier vehículo, pero en una flota es crítico porque un resultado desfavorable significa que ese vehículo no puede operar hasta que se repare y vuelva a inspección, perdiendo días de facturación. Los puntos que más frecuentemente causan resultado desfavorable en flotas son: neumáticos con profundidad de dibujo inferior a 1,6 mm o desgaste irregular, luces fundidas o desalineadas (especialmente los intermitentes y las luces de freno que se deterioran con el uso intensivo), frenos con pastillas gastadas o discos deformados, emisiones fuera de rango (especialmente en diésel con más de 5 años), holguras en la dirección y suspensión, y estado del parabrisas (grietas mayores de 10 cm o en la zona de barrido del limpiaparabrisas).
Fletaro — Software de gestión de flotas con GPS y acceso remoto