Tarjetas de combustible para empresas: cómo funcionan, qué descuento esperar y cómo evitar el fraude
El descuento en combustible para flotas llega casi siempre a través de una tarjeta de empresa, de una petrolera o multimarca, que rebaja unos céntimos por litro y concentra todos los repostajes en una factura mensual. El descuento es la parte menos importante: el valor real está en controlar qué vehículo reposta, cuánto y dónde, y en cruzarlo con los kilómetros que ha hecho. Esta guía explica los tipos de tarjeta, cómo se calculan los descuentos, cómo detectar repostajes que no cuadran y qué necesitas para deducir el IVA.
MGManuel GómezFundador de FletaroCómo funciona una tarjeta de combustible de empresa
Una tarjeta de combustible es un medio de pago a nombre de la empresa que se asigna a un vehículo concreto (con su matrícula impresa) o a un conductor. El conductor paga en la estación con la tarjeta y su PIN, y la empresa no adelanta nada: el emisor acumula los repostajes del mes y emite una factura con el detalle de cada operación, con fecha, estación, producto, litros e importe. El cargo se pasa en la fecha pactada, normalmente unos días después del cierre de mes, lo que también da algo de margen de tesorería frente a pagar cada repostaje con una tarjeta bancaria.
Las tarjetas permiten configurar controles que una tarjeta bancaria no tiene: limitar los productos (solo gasóleo, o gasóleo y AdBlue, sin tienda), fijar un importe o unos litros máximos por día o por operación, restringir días y horarios, y pedir que el conductor teclee el kilometraje del vehículo en cada repostaje. Muchas incluyen además peajes, lavados o pequeños servicios de taller. Cada uno de esos controles reduce el margen de abuso, pero solo si alguien revisa después los datos: una tarjeta con límites bien puestos y un extracto que nadie mira sigue siendo un agujero.
Tipos de tarjeta: de petrolera, multimarca y especializadas
Las tarjetas de petrolera solo funcionan, o funcionan con descuento, en la red de estaciones de esa marca. Su ventaja es que el descuento suele ser estable y la red es amplia en carretera; su límite es que obliga a los conductores a buscar una estación concreta, aunque haya otra más barata al lado. Las tarjetas multimarca, emitidas por empresas especializadas, se aceptan en estaciones de varias marcas y en redes independientes, y unifican todo en una sola factura. A cambio, el descuento puede variar según la estación y algunas cobran comisiones por repostar fuera de su red adherida.
Hay también tarjetas pensadas para transporte pesado, con acceso a estaciones de camiones, pago de peajes europeos y, en España, uso como medio de pago para el gasóleo profesional. Los titulares de camiones de 7,5 toneladas o más destinados al transporte de mercancías, de autobuses de las categorías M2 y M3 y de taxis pueden pedir una devolución parcial del impuesto sobre hidrocarburos del gasóleo que consumen, hasta 50.000 litros por vehículo y año (5.000 en taxis), según la Ley de Impuestos Especiales. Para ello hay que inscribirse en un registro de la Agencia Tributaria y pagar con los medios de pago específicos que se establezcan. Si tienes camiones, este punto pesa más que cualquier descuento comercial.
Qué descuento esperar y cómo calcular si compensa
Los descuentos se ofrecen de tres formas: unos céntimos por litro sobre el precio del surtidor, un porcentaje sobre ese precio o un precio pactado, por ejemplo una referencia de mercado más un margen fijo. Para una pyme con poco volumen, lo habitual son descuentos de pocos céntimos por litro; los descuentos mayores se negocian con volumen, exclusividad en una red o compromiso de consumo mínimo. Desconfía de los porcentajes muy llamativos sin letra pequeña y pide siempre que te expliquen sobre qué precio se aplica el descuento y qué comisiones lleva la tarjeta: cuota anual, emisión, reposición o repostaje fuera de red.
Haz la cuenta con tus números. Como ejemplo hipotético, una furgoneta que recorre 25.000 km al año con un consumo de 7 litros cada 100 km gasta 1.750 litros; con un descuento de 5 céntimos por litro ahorra 87,50 € al año. Diez furgonetas, 875 €. Ahora compara: si el conductor reposta habitualmente en una estación 10 céntimos más cara que otra cercana, pierde el doble de lo que gana con el descuento. Por eso la red de estaciones en tus rutas importa más que la cifra del folleto, y por eso el control de dónde se reposta da más ahorro que el descuento. En la guía de ahorro de combustible en flotas tienes otras palancas, como la conducción y el ralentí.
Control del fraude: repostajes que no cuadran con los kilómetros
El fraude con tarjetas de combustible rara vez es espectacular: es un repostaje del coche particular de vez en cuando, un bidón, o litros que no caben en el depósito. La prueba básica es el consumo implícito: litros repostados en un periodo divididos entre los kilómetros recorridos, por cien. Si una furgoneta que consume unos 7 litros cada 100 km aparece en el mes con 11 litros cada 100 km, algo pasa: o hay una avería, o el conductor ha cambiado de forma de conducir, o hay litros que no han ido a ese depósito. El problema es que, si el kilometraje lo teclea el propio conductor en la estación, el dato que usas para controlar es el mismo que puede estar falseado. Por eso el consumo medio por vehículo es uno de los indicadores de gestión de flotas que conviene calcular cada mes con kilómetros que no dependan del conductor.
Otras señales: repostajes de más litros que la capacidad del depósito, dos repostajes en pocas horas, repostajes en fin de semana o fuera del horario de trabajo, un producto que no corresponde al vehículo (gasolina en una furgoneta diésel) y, sobre todo, estaciones donde el vehículo no estaba. Cruzar la hora y la estación de cada repostaje con el historial de posiciones del vehículo detecta casi todo lo anterior. Con un sistema de localización como Fletaro tienes ese historial y los kilómetros reales de cada viaje; con la telemetría CAN de Fleet Total, además, el consumo y el odómetro que registra el propio vehículo, sin depender de lo que se teclea en el surtidor.
Factura e IVA del combustible
Para deducir el IVA del combustible necesitas una factura, y aquí la tarjeta simplifica mucho. El Reglamento de facturación permite agrupar en una factura recapitulativa las operaciones de un mismo mes natural para un mismo destinatario y, cuando ese destinatario es un empresario, expedirla antes del día 16 del mes siguiente. Sin tarjeta, cada ticket tiene que ser una factura completa o una factura simplificada en la que conste el NIF y el domicilio de tu empresa y la cuota de IVA por separado, y alguien tiene que guardar y contabilizar cada uno, que es justo donde se pierden papeles.
El porcentaje deducible sigue al vehículo. La Ley del IVA presume que los turismos están afectos a la actividad en un 50 %, y aplica esa misma regla a los combustibles, los peajes, el aparcamiento y las reparaciones de esos vehículos. Esa presunción sube al 100 % en algunos casos, como los vehículos mixtos usados en el transporte de mercancías o los de representantes y agentes comerciales. Una furgoneta de carga no es un turismo, así que el IVA de su combustible se deduce en la medida en que se use en la actividad. El porcentaje se puede regularizar si demuestras un uso distinto, y un registro de viajes ayuda a hacerlo. Confírmalo con tu asesor para cada tipo de vehículo.
Cómo elegir tarjeta de combustible para tu flota
Empieza por las rutas, no por el descuento. Mira dónde repostan hoy tus vehículos durante dos o tres meses y comprueba qué tarjetas cubren esas estaciones o las que tienes justo al lado. Una tarjeta con buen descuento en una red que obliga a desviarse 10 km sale cara. Después compara el coste total: descuento real sobre tu consumo previsto menos cuotas y comisiones, días de pago, si exige aval o depósito, y si ofrece factura recapitulativa válida para deducir el IVA. Pregunta también qué pasa si pierdes una tarjeta y en cuánto tiempo se bloquea.
Después, los controles y los datos. Elige una tarjeta que permita limitar productos, importes y horarios por tarjeta, que asigne cada tarjeta a una matrícula y que te deje descargar el detalle de cada repostaje en un formato que puedas cruzar con los kilómetros de cada vehículo, por ejemplo una hoja de cálculo. Revisa ese cruce una vez al mes y habla con el conductor cuando un vehículo se salga del consumo esperado: en la mayoría de los casos hay una explicación, y cuando no la hay, saber que alguien revisa ya corrige gran parte del problema. Si quieres comparar el gasto de combustible con el resto de costes, la guía para calcular el coste por kilómetro te da la fórmula.
Qué aporta Fletaro al control del combustible
Fletaro te da los kilómetros reales y el historial de posiciones de cada vehículo, que es lo que necesitas para cruzar con el extracto de la tarjeta y detectar repostajes que no cuadran. Con Fleet Total (34,90 €/vehículo/mes + IVA) sumas telemetría CAN con consumo y odómetro del propio vehículo. Lo que no hace: no emite tarjetas de combustible, no negocia descuentos ni importa automáticamente los extractos de tu tarjeta.
Preguntas frecuentes sobre tarjetas de combustible para empresas
Cruza cada repostaje con los kilómetros reales
En una demo te enseñamos el historial de viajes y kilómetros de cada vehículo para controlar el combustible, con precios sobre la mesa.
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