Cálculo y registro del kilometraje en la empresa: para qué sirve, cómo hacerlo y cuánto se paga por km
El kilometraje de la empresa se calcula restando la lectura del cuentakilómetros al inicio y al final de cada periodo o desplazamiento, y se registra apuntando fecha, vehículo, conductor, kilómetros y motivo del viaje. Ese registro es la base para saber cuánto cuesta cada vehículo, controlar los kilómetros de un renting, separar el uso privado del profesional y pagar a los empleados que usan su coche propio, con 0,26 € por kilómetro exentos de IRPF. Esta guía explica para qué sirve cada uso, los métodos para registrar los kilómetros y un ejemplo de registro que puedes copiar.
MGManuel GómezFundador de FletaroPor qué registrar los kilómetros de cada vehículo
El primer motivo es económico. Casi todos los costes de un vehículo de empresa se entienden mejor por kilómetro que por mes: combustible, neumáticos, mantenimiento y buena parte de la pérdida de valor dependen de cuánto rueda. Sin un kilometraje fiable no puedes comparar dos furgonetas, ni saber si un vehículo se usa poco y sobra, ni repartir costes entre departamentos o clientes. La fórmula completa, con todas las partidas, está en la guía para calcular el coste por kilómetro de un vehículo de empresa; aquí nos centramos en cómo conseguir el dato de kilómetros y en los usos que tiene más allá del coste.
El segundo motivo son los contratos con kilómetros pactados, sobre todo el renting, donde pagar de más o de menos depende de lo bien que controles el ritmo. El tercero es fiscal: los kilómetros ayudan a sostener qué parte del uso de un vehículo es profesional y cuál es privada, algo que afecta a la retribución en especie del empleado y a la deducción de gastos e IVA de la empresa. Y el cuarto son los empleados que usan su coche propio para trabajar, a los que se les paga por kilómetro y para cuya compensación Hacienda pide que se justifique la realidad de cada desplazamiento. En los cuatro casos, un registro sencillo pero constante vale más que un cálculo perfecto hecho a final de año.
Renting con kilómetros contratados: vigilar el ritmo
En un renting pactas una duración y un kilometraje total, por ejemplo 48 meses y 120.000 km, que equivale a 30.000 km al año o 2.500 km al mes. Si te pasas, el contrato fija un precio por kilómetro de exceso; si te quedas corto, algunos contratos abonan una parte de los kilómetros no recorridos, normalmente a una tarifa menor. Revisa ambas cifras en tus condiciones particulares. El error habitual es mirar el cuentakilómetros solo al final: con una furgoneta que hace 2.900 km al mes en lugar de 2.500, al cabo de 48 meses habrás hecho 139.200 km, 19.200 de exceso. Con un precio hipotético de 0,05 €/km, son 960 € que llegan de golpe al devolver el vehículo.
Con un registro mensual lo ves venir desde el segundo o tercer mes y tienes margen para actuar: rotar vehículos entre conductores que hacen muchos y pocos kilómetros, renegociar el kilometraje con la compañía a mitad de contrato, que suele salir más barato que pagar el exceso, o ajustar el próximo renting al uso real. Para cada vehículo apunta el kilometraje pactado, la fecha de inicio y la lectura de cada mes, y calcula la desviación: kilómetros reales menos kilómetros que tocarían a esa fecha. Si la diferencia crece mes a mes, actúa. Si estás decidiendo entre renting y compra precisamente por los kilómetros, la comparativa de renting vs compra de vehículos de flota tiene los números.
Uso privado del vehículo de empresa y retribución en especie
Cuando un empleado puede usar el vehículo de la empresa para fines privados, esa utilización es una retribución en especie que tributa en su IRPF. Según el manual de la Agencia Tributaria, se valora en el 20 % anual del coste de adquisición del vehículo para la empresa, incluidos gastos y tributos, o del valor de mercado que tendría si fuera nuevo cuando no es propiedad de la empresa, como en un renting. Si el uso es mixto, ese importe se pondera por la parte de uso privado, y la valoración puede reducirse hasta un 30 % en vehículos considerados eficientes energéticamente, con porcentajes que dependen del tipo de vehículo, sus emisiones y su precio.
Un matiz importante: Hacienda pondera por la disponibilidad del vehículo para uso privado, no estrictamente por los kilómetros. Aun así, un registro de kilómetros y horarios es una de las mejores pruebas para sostener qué parte es profesional, junto con las normas de uso firmadas. Como ejemplo hipotético, un turismo que costó 25.000 € daría 5.000 € anuales de valoración; si se acredita que la disponibilidad privada es del 30 %, la retribución en especie serían 1.500 € al año, antes de reducciones. Para la empresa el registro también cuenta: en los turismos, el IVA se presume deducible al 50 % salvo que demuestres un uso empresarial mayor. Revisa con tu asesoría cómo aplica cada regla a tus vehículos.
Empleados con coche propio: los 0,26 € por km exentos
Cuando un empleado usa su propio coche para desplazarse por trabajo fuera de su centro habitual, por ejemplo un comercial que visita clientes, la empresa le compensa por kilómetro. Desde el 17 de julio de 2023, con la Orden HFP/792/2023, la cantidad exenta de IRPF es de 0,26 € por kilómetro, y sigue siendo la vigente en el manual de la Agencia Tributaria a fecha de este artículo. Además, quedan exentos los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen. La condición es que se justifique la realidad del desplazamiento. Lo que la empresa pague por encima de 0,26 €/km no está prohibido, pero tributa como rendimiento del trabajo.
Un ejemplo hipotético: un comercial hace 1.200 km al mes con su coche visitando clientes. Si la empresa le paga 0,26 €/km, recibe 312 € exentos. Si le paga 0,30 €/km, cobra 360 €, de los que 48 € tributan en su nómina. Los desplazamientos de casa al centro de trabajo habitual no entran en esta compensación exenta. La justificación es precisamente un registro de kilometraje por desplazamiento: fecha, origen, destino, motivo (cliente, obra, servicio) y kilómetros. Una hoja mensual firmada funciona, pero es donde más se redondea al alza o se olvidan viajes; por eso muchas empresas acaban cruzándola con las visitas del CRM o con un registro automático.
Métodos para registrar el kilometraje: de la hoja al CAN
La hoja manual es el método más barato: el conductor apunta odómetro inicial y final, fecha, destino y motivo de cada viaje. Funciona con pocos vehículos y conductores disciplinados, pero depende de que alguien lo rellene en el momento y no el viernes de memoria. La lectura periódica del odómetro, una foto del cuadro cada semana o cada mes, es más fiable para el total y sirve bien para controlar el renting, aunque no distingue viajes ni motivos. Ambas tienen el mismo punto débil: los datos llegan tarde, con errores de tecleo y sin forma de comprobarlos.
Un localizador GPS instalado en el vehículo registra cada viaje automáticamente, con hora de inicio y fin, recorrido y kilómetros calculados a partir de las posiciones, y algunos sistemas permiten además clasificarlo como profesional o privado. Los kilómetros reales por GPS pueden diferir ligeramente de los del cuentakilómetros, así que para el renting conviene contrastarlos con alguna lectura real. La lectura por CAN va un paso más allá: el equipo lee el odómetro del propio vehículo a través de su red interna, con lo que el dato coincide con el del cuadro. Qué vehículos lo permiten se explica en la guía de compatibilidad CAN bus. Si los vehículos los conducen empleados, informa antes de que llevan localizador.
Ejemplo de registro de kilometraje que puedes copiar
Un registro útil tiene una fila por desplazamiento y estas columnas: fecha, matrícula, conductor, odómetro inicial, odómetro final, kilómetros, origen y destino, motivo y tipo (profesional o privado). Por ejemplo: 6 de octubre de 2026, furgoneta 1234 LMN, conductor J. Pérez, 48.210 a 48.392, 182 km, Madrid a Alcalá de Henares y Torrejón, instalación en dos clientes, profesional. Al final del mes sumas por vehículo y por tipo: si la furgoneta hizo 2.640 km, de los que 2.510 son profesionales y 130 privados, el uso privado por kilómetros es del 4,9 %. Ese porcentaje, junto con las normas de uso, es lo que te ayuda a sostener el reparto ante Hacienda.
Para los empleados con coche propio, el mismo registro sirve con una columna más: importe a pagar, kilómetros por 0,26 €, más peajes y aparcamientos con su justificante. Guarda los registros junto a las nóminas y la contabilidad durante los plazos que te indique tu asesoría. Y define desde el principio quién revisa la hoja cada mes, porque un registro que nadie mira se degrada en pocas semanas. Si llevas el registro automáticamente con GPS, recuerda que tratas datos de ubicación de personas: la guía de RGPD y localización GPS de vehículos de empresa explica qué tienes que comunicar y cuánto tiempo conviene guardar esos datos.
Cómo ayuda Fletaro a registrar kilómetros (y qué no hace)
Desde Fleet GPS (10 €/vehículo/mes IVA incluido; 8,26 € + IVA) cada viaje queda registrado con hora, recorrido y kilómetros, por vehículo. Fleet Pro (21,90 €) añade la facturación por kilómetro a clientes, y Fleet Total (34,90 €) lee el odómetro real del vehículo por CAN, útil para controlar un renting. El equipo lo instala un técnico certificado (alta de 120 €, 299 € en Fleet Total), con 12 meses de permanencia. Fletaro no calcula la retribución en especie ni prepara nóminas: el dato de kilómetros se lo das a tu asesoría.
Preguntas frecuentes sobre el kilometraje en la empresa
Que los kilómetros se registren solos
Te enseñamos en 15 minutos cómo quedan registrados los viajes, los kilómetros y el conductor de cada vehículo.
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