Cada cuánto hay que descargar el tacógrafo: plazos, conservación y cómo organizarlo
Hay que descargar la memoria del tacógrafo del vehículo como máximo cada 90 días y la tarjeta de cada conductor como máximo cada 28 días, y conservar los ficheros al menos doce meses. Son plazos máximos fijados por la normativa europea: si hay riesgo de perder datos antes, toca descargar antes. Esta guía explica de dónde salen esas cifras, qué pasa con los conductores que rotan y los camiones parados, cómo montar un calendario realista en una pyme y los errores que más sanciones generan.
MGManuel GómezFundador de FletaroLos dos plazos máximos: 90 días el vehículo, 28 días la tarjeta
La regla viene del Reglamento (UE) n.º 581/2010, que desarrolla el artículo 10 del Reglamento (CE) 561/2006. Fija dos plazos máximos para transferir los «datos pertinentes», que son todos los que registra el tacógrafo digital salvo el detalle de velocidad: 90 días para la unidad instalada en el vehículo y 28 días para la tarjeta de conductor. El mismo reglamento añade una condición que se olvida a menudo: los datos deben transferirse de forma que no se pierda ninguno. Es decir, el plazo es un techo, no un objetivo. Si un conductor llena la memoria de su tarjeta antes de los 28 días o un camión trabaja con muchos conductores distintos, toca descargar antes.
El artículo 10.5 del Reglamento 561/2006 pone la obligación en la empresa, no en el conductor: es el transportista quien debe garantizar que todos los datos se transfieran de la unidad del vehículo y de las tarjetas con la regularidad fijada, y con más frecuencia si hace falta para que todas las actividades realizadas por o para la empresa queden recogidas. Un detalle útil para planificar: en su exposición de motivos, el Reglamento 581/2010 indica que para contar estos plazos solo deben computarse los días con actividad registrada. Aun así, lo prudente es organizarse con días naturales; si tu sistema de control cuenta así, nunca te quedarás corto ante una interpretación más estricta.
Por qué la tarjeta del conductor tiene un plazo más corto
La tarjeta de conductor es personal y viaja con la persona, no con el camión. Recoge la actividad de su titular en todos los vehículos que conduce: conducción, otros trabajos, disponibilidad y descanso, además de los vehículos usados y los países de inicio y fin de jornada. Su memoria es mucho menor que la de la unidad del vehículo y, cuando se llena, los registros más antiguos se sobrescriben. De ahí el plazo de 28 días: es el margen que garantiza que la empresa tiene la actividad completa de cada conductor antes de que se pierda.
La unidad del vehículo, en cambio, guarda la actividad de todos los conductores que han pasado por ese camión, los eventos y fallos, los controles, los calibrados y los datos técnicos. Por eso aguanta 90 días. Las dos descargas se complementan y no se sustituyen: la del vehículo te dice qué pasó en ese camión y la de la tarjeta qué hizo esa persona en cualquier camión, incluido uno de otra empresa si el conductor trabaja para más de una. Si solo descargas una de las dos, tu archivo tiene huecos que un inspector detecta enseguida.
Cuánto tiempo hay que conservar los ficheros descargados
Descargar no basta: hay que guardar. El mismo artículo 10.5 del Reglamento 561/2006 obliga a conservar todos los datos transferidos de vehículos y tarjetas durante al menos doce meses desde su registro y a que, si un inspector lo pide, sean accesibles directamente o a distancia desde las instalaciones de la empresa. Para hojas de registro y documentos impresos, el artículo 33.2 del Reglamento (UE) 165/2014 fija un mínimo de un año tras su uso, en orden cronológico y de forma legible, y obliga a entregar copia a los conductores que la soliciten, también de los datos descargados de su tarjeta.
En España, la Ley de Ordenación de los Transportes Terrestres (LOTT) califica como infracción muy grave la carencia significativa de datos del tacógrafo o de las tarjetas que exista obligación de conservar en la sede, y la sanciona con multa de 2.001 a 4.000 €; la carencia no significativa es grave, de 601 a 800 €. Esa misma infracción muy grave incluye guardar los registros sin respetar la estructura o la extensión del fichero establecidas. En la práctica, conserva el fichero original .ddd tal como sale del tacógrafo, con su firma digital intacta, y no un PDF ni una exportación a hoja de cálculo. Y recuerda que esos ficheros contienen datos personales de tus conductores: aplícales los mismos criterios de acceso y plazo que al resto de datos de la flota, como explicamos en la guía sobre RGPD y localización de vehículos de empresa.
Conductores que rotan y camiones que se quedan parados
Cuando varios conductores comparten camiones, el error típico es organizar las descargas por vehículo y olvidarse de las tarjetas. El calendario tiene que ir por persona: cada tarjeta, 28 días como máximo desde su última descarga, conduzca el camión que conduzca. Los conductores eventuales, los que cubren vacaciones o los que trabajan a la vez para otra empresa son los que más se escapan, porque pasan poco por la base. Fija una regla simple: se descarga la tarjeta el primer y el último día de cada relación laboral, y en cada visita a la nave si han pasado más de tres semanas desde la anterior.
Con los vehículos parados ocurre lo contrario. Si un camión está en el taller o de baja temporal no genera actividad y, según el criterio de la exposición de motivos del Reglamento 581/2010, esos días no deberían contar. Pero no te apoyes en eso: descarga la unidad antes de dejarlo parado y en cuanto vuelva a salir. Lo mismo cuando un vehículo sale de la flota por venta o fin de renting: descarga la memoria completa y retira el bloqueo de empresa con tu tarjeta de empresa, porque si no el siguiente titular podría acceder a datos que te pertenecen o tú perderías los últimos días de actividad.
Cómo organizarlo en una pyme: un calendario con números
Pon un ejemplo hipotético: una empresa con 8 camiones y 11 conductores, dos de ellos eventuales. Si descargas cada tarjeta cada tres semanas para tener una semana de margen, salen unas 17 descargas por conductor al año, es decir, unas 190 descargas de tarjeta. Si descargas cada vehículo una vez al mes en lugar de esperar a los 90 días, añades 96 descargas de unidad. En total, cerca de 290 operaciones al año. A 10 minutos cada una entre ir al camión, conectar el equipo, comprobar el fichero y archivarlo, son unas 48 horas al año de trabajo administrativo, sin contar los desplazamientos de conductores que no pasan por la base.
La clave para que eso funcione no es la herramienta de descarga sino el control de plazos. Lleva una lista con la fecha de la última descarga válida de cada tarjeta y de cada vehículo, ordenada por días restantes, y revísala dos veces por semana. Asigna un responsable y un suplente; si la persona que descarga se va de vacaciones, el plazo sigue corriendo. Y separa siempre tres pasos que suelen mezclarse: descargar el fichero, comprobar que es completo y está firmado, y archivarlo en un sitio del que no se pueda borrar. Si después analizas los tiempos con un programa específico, el archivo sigue siendo tu prueba ante la inspección.
Errores habituales que acaban en sanción
El primero es contar desde la fecha equivocada. El plazo corre desde la última descarga válida, no desde la última vez que alguien conectó el equipo: una descarga interrumpida o con error de firma no cuenta. El segundo es guardar los ficheros en el portátil de una persona o en un pendrive; si el equipo se estropea o esa persona se va, el archivo desaparece y con él tu defensa. El tercero es dejar caducar la tarjeta de empresa, que es la llave para descargar la unidad del vehículo: sin ella no hay descarga posible, ni manual ni remota.
Otros errores frecuentes: descargar solo los vehículos, olvidarse de los conductores que ya no trabajan contigo, confundir descargar con analizar (tener el fichero no significa haber revisado las infracciones) y no entregar copia al conductor que la pide, cosa que el Reglamento 165/2014 obliga a hacer. Tampoco confundas estas obligaciones con lo que el conductor debe llevar encima: desde el 31 de diciembre de 2024 tiene que poder mostrar en carretera su tarjeta y los registros manuales e impresos del día en curso y de los 56 días anteriores. Son dos obligaciones distintas que se controlan por separado, una en carretera y otra en la sede.
Descarga remota: qué cambia y qué sigue siendo tuyo
La descarga remota hace lo mismo que la manual, pero sin que el camión ni el conductor tengan que pasar por la oficina. Un equipo telemático conectado al tacógrafo pide los datos a la unidad y a la tarjeta insertada, y la autenticación se hace con tu tarjeta de empresa colocada en un lector, ya sea en tu oficina o en un servicio externo que la custodia. El fichero resultante es el mismo .ddd firmado que obtendrías con un descargador de mano. Lo que cambia es la logística: los conductores que duermen fuera toda la semana dejan de ser un problema y los plazos pasan a vigilarse solos.
Fletaro ofrece esto en su plan Transporte Tacógrafo: descarga remota de la unidad y de las tarjetas, ficheros guardados 400 días cifrados y sin posibilidad de borrarlos, cuenta atrás de los plazos de 90 y 28 días con avisos antes de que venzan y alerta si fallan las tres últimas descargas. Lo que no cambia es la responsabilidad: la obligación legal de descargar y conservar sigue siendo del transportista, y el análisis de infracciones de tiempos se hace con el programa que ya uses, al que puedes llevar los ficheros por web o API. Los precios están en la página de precios.
Qué hace Fletaro con las descargas (y qué no)
El plan Transporte Tacógrafo (13,90 €/camión/mes + IVA, alta e instalación por técnico de 249 € por vehículo, permanencia de 12 meses) descarga en remoto la memoria del vehículo y la tarjeta de cada conductor, guarda los .ddd 400 días cifrados y sin borrado posible, avisa antes de que venzan los 90 y 28 días y si fallan las tres últimas descargas. Necesitas una tarjeta de empresa en un lector en tu oficina o en el card hotel de Fletaro por 6 €/mes. El plan, bajo petición, señala posibles incumplimientos de tiempos con una sanción orientativa, sin sustituir a tu programa de análisis, al que van los ficheros; la obligación de descargar y conservar sigue siendo tuya.
Preguntas frecuentes sobre cada cuánto descargar el tacógrafo
Deja de perseguir camiones para descargar el tacógrafo
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